Ratgeber
PDS-Projektakte: Externe Dokumente automatisch befüllen
Die Rubrik „Externe Dokumente“ nimmt Dateien aus anderen Systemen auf. Entscheidend sind Projektzuordnung, Dokumententyp, eindeutige Unterordner und eine geprüfte Ablage.
Fachlich geprüft am
Die kurze Antwort: Ein externes System kann Dokumente über die PDS-REST-API an eine konkrete Projektakte hängen. Ohne Zielordner landen sie im Stamm von „Externe Dokumente“. Für eine verlässliche Automatik reicht ein erfolgreicher Upload allein nicht: Die Projektakte muss anschließend erneut gelesen und die tatsächliche Platzierung bestätigt werden.
Wie „Externe Dokumente“ aufgebaut ist
Die PDS-Projektakte sammelt kaufmännische Vorgänge, Dokumente und weitere Projektinformationen. PDS beschreibt sie als zentralen Projektordner. Die Rubrik „Externe Dokumente“ ist der Bereich für Dateien, die nicht als Angebot, Bestellung, Rechnung oder anderer PDS-Vorgang entstehen.
Ein PDS-Administrator kann darunter eigene Unterordner anlegen. Die API adressiert einen solchen Ordner jedoch nur über seinen Namen, nicht über einen vollständigen Pfad. Deshalb muss jeder verwendete Blattname im erreichbaren Ordnerbaum eindeutig sein.
Der sichere Ablauf in fünf Schritten
- Die Quellmappe erhält eine eindeutige Projektnummer oder wird manuell zugeordnet.
- Bauspur liest die verfügbaren Projektakten und Zielordner aus PDS.
- Eine Regel wählt Quellordner, Dateiart, PDS-Zielordner und Dokumententyp.
- Die Datei wird mit der UUID der Projektakte hochgeladen.
- Bauspur liest die Dokumentliste der Projektakte zurück und bestätigt erst dann die Lieferung.
Der fünfte Schritt schützt vor einer wichtigen Fehlerklasse: Die API kann einen Upload annehmen, obwohl die beabsichtigte Projektzuordnung nicht wirksam war. Ohne Rücklesen wäre nur die Datei gespeichert, nicht ihre richtige Ablage bewiesen.
Welche Grenzen die PDS-API setzt
- Für hochgeladene Dokumente gibt es keinen API-Weg zum Löschen oder Verschieben.
- Ein falscher Zielordner muss deshalb vor dem Upload auffallen.
- Ordnernamen werden nicht als vollständiger Pfad adressiert.
- Gleich benannte Unterordner können eine eindeutige API-Zuordnung verhindern.
- Das PDS-Bautagebuch ist kein Dokumentordner und lässt sich nicht durch einen Datei-Upload erzeugen.
Die praktische Konsequenz: Automatisieren Sie erst, wenn Projekt, Ordner und Dokumententyp eindeutig sind. Lassen Sie unklare Fälle sichtbar stehen, statt einen wahrscheinlichen Ort zu erraten.
Wie Memomeister in diesen Ablauf passt
Bauspur importiert eine bestehende Memomeister-Struktur zuerst als eigene Mappe. Danach gilt dieselbe PDS-Regel wie für jede andere Bauspur-Mappe. Diese Trennung ist wichtig: Die PDS-Anbindung hängt nicht dauerhaft von Memomeister ab, und Memomeister bleibt eine rein lesende Quelle.
Eine vollständige Ordnerstruktur kann nicht unverändert als PDS-Vorgangsbaum erscheinen. Legen Sie deshalb nur die fachlich notwendigen Zielordner in PDS an. Der ursprüngliche Pfad bleibt in Bauspur erhalten.
Quellen und Prüfgrundlage
Die Produktbeschreibung der Projektakte stammt von pds Software: Projektakte und Dokumentenverwaltung. Die Aussagen zur API beruhen auf der instanzbezogenen OpenAPI-Beschreibung und auf dokumentierten Lese- und Uploadtests gegen eine PDS-Testinstanz. Der Stand dieser Prüfung ist der 28. September 2026.
Für die konkrete Einrichtung lesen Sie Eine Mappe mit einer PDS-Projektakte verbinden. Die kommerzielle Einordnung steht auf der Seite zur PDS-Anbindung von Bauspur.