Aufgaben anlegen und erledigen
Legen Sie Aufgaben mit Fälligkeit, Verantwortlichen und Kunde an, sehen Sie Ihre offenen Aufgaben und schließen Sie erledigte Aufgaben ab.
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Unter Aufgaben halten Sie fest, was zu tun ist, wer es erledigt und bis wann. Eine Aufgabe ist ein eigener Bauspur-Datensatz. Sie benötigen dafür keine andere Software.
Die Ansichten
- Meine zeigt die Aufgaben, für die Sie verantwortlich sind, und die Aufgaben, die Sie angelegt haben.
- Alle zeigt die Aufgaben des ganzen Betriebs. Diese Ansicht gibt es nur für einen Büro-Zugang.
- Offen und Erledigt wählen zwischen den offenen und den abgeschlossenen Aufgaben.
Offene Aufgaben stehen nach Fälligkeit, die nächste zuerst. Aufgaben ohne Fälligkeit stehen am Ende. Eine überfällige Aufgabe trägt ein Warnsymbol. Abgeschlossene Aufgaben stehen nach dem Datum des Abschlusses, die neueste zuerst.
Arbeitet Ihr Betrieb mit mehreren Firmen, zeigt die Liste die Aufgaben der Firma, die Sie oben in der Navigation gewählt haben.
Eine Aufgabe anlegen
- Öffnen Sie Aufgaben.
- Wählen Sie Neue Aufgabe.
- Tragen Sie einen Betreff ein.
- Wählen Sie bei Bedarf ein Fälligkeitsdatum und eine Uhrzeit.
- Wählen Sie unter Verantwortlich einen oder mehrere Mitarbeiter.
- Wählen Sie bei Bedarf einen Kunden und ergänzen Sie eine Beschreibung.
- Wählen Sie Aufgabe anlegen.
Ohne Uhrzeit ist eine Aufgabe um 8:00 Uhr fällig. Jeder Zugang mit dem Bereich Aufgaben kann Aufgaben anlegen. Ehemalige Mitarbeiter können Sie nicht neu zuweisen. Mitarbeiter legt das Büro unter Kalender → Team verwalten an.
Aus dem Intranet oder vom Kunden
Die Adresse /aufgaben/neu öffnet das Formular direkt. Legen Sie sie zum Beispiel als Link in Ihrem Intranet ab.
Auf der Seite eines Kunden zeigt die Karte Offene Aufgaben bis zu fünf offene Aufgaben dieses Kunden. Aufgabe anlegen öffnet das Formular mit diesem Kunden.
Erledigen, Status ändern und bearbeiten
Wählen Sie eine Aufgabe in der Liste. Die Details öffnen sich am Rand.
- Erledigt schließt die Aufgabe ab. Bauspur speichert, wer sie wann abgeschlossen hat.
- Wieder öffnen holt eine abgeschlossene Aufgabe in die offene Liste zurück.
- Mit der Statusauswahl setzen Sie „In Bearbeitung“, „Wartet“ oder „Abgelehnt“.
- Bearbeiten ändert Betreff, Fälligkeit, Verantwortliche, Kunde und Beschreibung.
Hat eine andere Person die Aufgabe inzwischen geändert, speichert Bauspur Ihre Änderung nicht und zeigt einen Hinweis. Laden Sie die Seite neu und ändern Sie die Aufgabe dann erneut.
Aufgaben aus PDS
Mit einer PDS-Verbindung erscheinen die offenen Aufgaben aus PDS auch hier. Neue Aufgaben, Änderungen und Abschlüsse aus PDS übernimmt Bauspur nach wenigen Minuten. Die Details einer solchen Aufgabe zeigen „aus PDS“. Änderungen, die Sie in Bauspur machen, schreibt Bauspur noch nicht nach PDS.
Wer welche Aufgaben sieht
Das Büro sieht und ändert alle Aufgaben. Ein Mitarbeiter sieht und ändert nur die Aufgaben, für die er verantwortlich ist oder die er angelegt hat. Ob ein Zugang zum Büro gehört, bestimmt das Profil „Büro“ oder „Mitarbeiter“ unter Kalender → Team verwalten. Ein Zugang ohne zugeordneten Mitarbeiter gehört zum Büro.