Dokumente automatisch an ein ERP übertragen
Legen Sie fest, welche Bilder, PDFs, Videos und Dateien aus Bauspur an das ERP gehen, und prüfen Sie Zielordner, Bestand und Übertragungsstatus.
Aktualisiert am
Auf dieser Seite
Ein Dokumenten-Ablauf überträgt freigegebene Inhalte aus Bauspur-Mappen an ein angebundenes ERP. Die Zuordnung bestimmt das Projekt. Die Regeln bestimmen Dateiarten und Zielordner.
Vor dem Einschalten prüfen
Für einen vollständigen Ablauf brauchen Sie:
- eine aktive ERP-Verbindung;
- einen Dokumenten-Ablauf für die richtige Firma;
- ein passendes Projektnummern-Schema;
- mindestens eine zugeordnete Mappe;
- Regeln für die gewünschten Dateiarten.
Quellordner und Dateiarten festlegen
Öffnen Sie Synchronisation, wählen Sie „Mappen → PDS“ und öffnen Sie „Regeln“. Eine Route verbindet:
- einen oder mehrere Ordnernamen oder Aliase;
- Bilder, PDF-Dateien, Videos oder andere Dateien;
- einen Zielordner unter „Externe Dokumente“.
Sie können Ordner aus vorhandenen Mappen auswählen oder einen Namen frei eingeben. Freie Namen sind sinnvoll, wenn der Ordner erst in künftigen Projekten verwendet wird.
Ohne passende Route bleibt ein Dokument außerhalb des Übertragungsumfangs. Die Seite nennt Quellordner, für die noch keine aktive Regel greift.
Automatik und manueller Lauf
Ist die automatische Synchronisation aktiv, prüft Bauspur den Ablauf regelmäßig. Jetzt synchronisieren startet sofort einen Lauf. Ein erneuter Lauf erzeugt keine Duplikate, wenn der gleiche Dokumentstand bereits im Ziel liegt.
Regeländerungen gelten für neue Entscheidungen. Über den Rückwirkungszeitraum legen Sie fest, wie weit der Ablauf ältere Dokumente berücksichtigen soll.
Übertragungsstatus verstehen
Öffnen Sie in einer Mappe die Schaltfläche des ERP-Konnektors. „Übertragung“ fasst den ganzen zugeordneten Ordnerast zusammen.
- „in PDS“ bedeutet, dass der aktuelle Stand übertragen ist.
- „Ordner nicht zugeordnet“ bedeutet, dass die Projektakte fehlt.
- „nicht im Sync-Umfang“ bedeutet, dass keine Regel dieses Memo freigibt.
- Ein gemischter Stand enthält bereits übertragene und noch offene Inhalte.
Details zu einzelnen Läufen finden Sie unter Synchronisation → Protokoll. Prüfen Sie bei Fehlern zuerst Verbindung, Zuordnung und Regeln. Laden Sie dieselbe Datei nicht manuell ein zweites Mal hoch.