Termine mit Outlook abgleichen

Bauspur führt Termine als eigene Datensätze und verbindet sie über Konnektoren mit Planung und Kalender. Der Ablauf „PDS → Outlook“ ordnet PDS-Mitarbeiter ihren Microsoft-365-Postfächern zu und hält die Terminbestände zusammen.

Voraussetzungen

Sie benötigen eine aktive PDS-Verbindung, eine aktive Microsoft-365-Verbindung und einen Kalender-Ablauf für die richtige Firma. Die Microsoft-365-Verbindung verwendet eine App-Registrierung mit Zertifikat.

Postfächer zuordnen

1. Öffnen Sie Synchronisation und wählen Sie „PDS → Outlook“.
2. Wechseln Sie zu Postfächer.
3. Prüfen Sie für jeden Mitarbeiter das vorgeschlagene Postfach.
4. Wählen Sie „Aus“, „Monteur“ oder „Büro“.
5. Speichern Sie die Postfächer.

Bauspur schlägt ein Postfach nur bei eindeutiger E-Mail-Adresse oder eindeutigem Namen vor. Prüfen Sie jeden Vorschlag. Eine Postfachzuordnung allein schaltet noch keinen Abgleich ein.

Aus, Monteur und Büro

• Aus: Das Postfach nimmt nicht teil. Von Bauspur angelegte Einträge werden entfernt.
• Monteur: Die Person erhält ihre PDS-Termine als eigene Outlook-Einträge. Aus ihrem Outlook geht nichts zurück nach PDS. Änderungen an Bauspur-Einträgen werden auf den PDS-Stand zurückgesetzt.
• Büro: Zusätzlich können eigene Outlook-Termine nach PDS gehen. Bei freien PDS-Terminen dürfen Betreff, Zeit und „Ganztägig“ in Outlook geändert werden. Ort und Text bleiben in PDS zu pflegen.

Bauspur legt die PDS-Termine direkt im Kalender an. Es werden keine Einladungen und keine E-Mails versendet.

Outlook-Termine für Büro filtern

Für „Büro“ erscheint ein Filter:

• „Alle Termine“ übernimmt alle selbst organisierten Termine, außer den gewählten Kategorien.
• „Keine Termine“ übernimmt nur Termine mit den gewählten Kategorien.
• Private Termine gehen nie nach PDS.

Die sichere Voreinstellung ist „Keine Termine“ ohne Ausnahme. Dadurch schreibt Bauspur erst dann Outlook-Termine nach PDS, wenn Sie den Filter bewusst freigeben.

Status und Verlauf prüfen

Unter Status sehen Sie den letzten Lauf, offene Fehler, erreichbare Postfächer und Mengen. „Zugriff wird freigeschaltet“ kann nach einer neuen Zuordnung bis zu zwei Stunden dauern.

Unter Verlauf sehen Sie angelegte, geänderte, gelöschte, übersprungene und fehlgeschlagene Terminaktionen. Die Richtung zeigt „PDS → Outlook“ oder „Outlook → PDS“.

Wenn ein Termin fehlt

• Prüfen Sie, ob das Postfach zugeordnet und der Modus nicht „Aus“ ist.
• Prüfen Sie den Zeitraum des Ablaufs und den Status des Postfachs.
• Ein PDS-Termin mit aktivem PDS-Exchange-Abgleich wird nicht zusätzlich von Bauspur angelegt.
• Prüfen Sie bei „Büro“ den Outlook-Filter und die Privat-Markierung.
• Öffnen Sie den Verlauf und suchen Sie nach dem Kundennamen oder Postfach.