Anfragen sicher an PDS übergeben
Richten Sie die kontrollierte PDS-Übergabe für Kundenanfragen ein, prüfen Sie Treffer und verstehen Sie die Modi Aus, Nur prüfen und Automatisch.
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Der PDS-Konnektor kann eine Bauspur-Anfrage als vorhandene oder neue Person, Projektakte, Fragebogen-PDF und Anhänge an PDS übergeben. Bauspur prüft vorher auf bestehende Personen, damit keine unnötigen Dubletten entstehen.
Die drei Betriebsarten
Unter Synchronisation → Anfragen → PDS → Regeln wählen Sie einen Modus:
- Aus: Der Ablauf läuft nicht und schreibt nichts.
- Nur prüfen: Bauspur gleicht Anfragen regelmäßig ab, schreibt aber nichts nach PDS.
- Automatisch: Eindeutige Anfragen werden nach den gespeicherten Regeln an PDS übergeben.
„Automatisch“ lässt sich erst aktivieren, wenn Verbindung, Nummernschema, Status, Dokumententypen, Personenabgleich und Stichtag vollständig sind.
Regeln festlegen
Prüfen Sie vor der Freigabe:
- Nummernschema und Bezeichnung der neuen Projektakte;
- Anfangsstatus in PDS;
- Dokumententyp für Fragebogen und Bilder;
- Zielordner der Dokumente;
- Stichtag, ab dem Anfragen übernommen werden;
- optional den Bearbeiter.
Jede Firma verwendet ihren eigenen Ablauf und damit ihre eigenen Nummern und Regeln.
Erst einen Probelauf ausführen
Der Probelauf zeigt für jede Anfrage, was Bauspur tun würde: an eine vorhandene Person anhängen, eine neue Person und Projektakte anlegen oder den Vorgang zur Klärung parken. Er führt keine externe Änderung aus.
Prüfen Sie das Ergebnis und testen Sie danach eine einzelne echte Anfrage begleitet. Aktivieren Sie die Automatik erst, wenn Nummern, Treffer und Dokumentablage stimmen.
Klärfälle bearbeiten
Ist ein Treffer nicht eindeutig, zeigt die Anfrage eine Kläraktion. Vergleichen Sie Name, Anschrift, E-Mail und Telefonnummer. Entscheiden Sie dann, welche vorhandene Person gemeint ist oder ob eine neue angelegt werden soll.
Bauspur setzt eine Anfrage nicht stillschweigend dem falschen Kunden zu. Ein unklarer Fall wartet auf die Entscheidung des Büros.
Dateistatus verstehen
Eine Anfrage kann bereits in PDS angelegt sein, während einzelne Dateien noch geladen werden. Bauspur überträgt später eingetroffene Dateien nach, ohne Person oder Projektakte erneut anzulegen. Fehlgeschlagene Dateien bleiben sichtbar und werden nicht als erfolgreich behandelt.