Benutzer und Rechte

Jeder Bauspur-Zugang hat genau eine Rolle. Die Rolle legt fest, welche Bereiche die Person sieht und was sie ändern darf. Die Rolle vergibt ein Admin unter Einstellungen → Benutzer.

Die vier Rollen

• Admin: alle Funktionen. Dazu gehören die Einstellungen des Betriebs: Verbindungen, Firmen, Benutzer, die Synchronisation, die PDS-Zuordnung einer Mappe und die Verbindung mit KI-Apps wie Claude oder ChatGPT.
• Büro: alles außer diesen Einstellungen. Das Büro sieht Kunden und Anfragen, klärt Anfragen, plant Termine, legt Mappen an und archiviert sie.
• Monteur: die eigenen Aufgaben, der Kalender zum Lesen und seine Mappen. Ein Monteur sieht keine Kundenliste und keine Anfragen. Er legt Aufgaben ohne Kunden an und setzt ihren Status. Den Kunden einer Aufgabe oder eines Termins sieht er mit Adresse und Telefon, damit er den Auftrag erledigen kann.
• Teamunternehmer: ein externer Partner, zum Beispiel ein Subunternehmer. Er sieht nur seine Mappen und das eigene Konto, ohne Kalender und ohne Aufgaben.

Admin und Büro sehen alle Mappen. Monteure und Teamunternehmer sehen nur die Mappen, in denen sie Mitglied sind. Ein Monteur sieht zusätzlich die Mappen seiner Termine.

Jede Person ändert unter Konto ihren Namen und ihr Passwort, in jeder Rolle.

Eine Rolle vergeben

1. Öffnen Sie Einstellungen → Benutzer.
2. Wählen Sie in der Zeile der Person unter „Rolle“ die neue Rolle.

Die neue Rolle gilt sofort. Die Person muss sich nicht neu anmelden. Jede Änderung wird protokolliert.

Einen neuen Benutzer legen Sie gleich mit seiner Rolle an. Das Formular schlägt „Monteur“ vor. Wie Sie einen Benutzer anlegen, steht unter Konto und Benutzer verwalten.

Wer welche Mappe sieht

Auf der Seite einer Mappe öffnet Mitglieder die Liste der Personen, die diese Mappe außer dem Büro sehen. Nur Admin und Büro sehen diese Schaltfläche.

1. Öffnen Sie die Mappe oder den Unterordner.
2. Klicken Sie auf Mitglieder.
3. Wählen Sie unter Person hinzufügen einen Monteur oder Teamunternehmer.

Die Person sieht den Ordner ab sofort, mit allen Unterordnern darunter. Sie sieht nicht die Ordner darüber und nicht die Ordner daneben. So geben Sie einem Teamunternehmer genau einen Auftrag, auch wenn dieser in einem Sammelordner mit vielen Aufträgen liegt. Ein Klick auf das × neben einem Namen entfernt die Person wieder. Jede Änderung wird protokolliert.

Beim Anlegen einer Mappe mit Neue Mappe wählen Sie die Mitglieder gleich mit. Wer die Mappe anlegt, wird selbst Mitglied.

In der Liste steht bei manchen Personen ein Hinweis:

• über Termin: Ein Monteur hat einen Termin mit dieser Mappe. Er sieht die Mappe, solange der Termin bevorsteht, und noch 30 Tage nach dem Ende des Termins, für Nacharbeiten und Fotos. Danach endet der Zugriff von selbst. Soll er die Mappe früher nicht mehr sehen, nehmen Sie ihn aus dem Termin. Dafür gibt es keinen eigenen Schalter.
• über einen Ordner: Die Person ist Mitglied eines Ordners darüber. Sie entfernen sie in jenem Ordner.

Den Namen einer Mappe sieht ein Monteur auch auf dem Termin eines Kollegen. Öffnen kann er die Mappe nur, wenn er sie sieht.

Teamunternehmer anlegen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Benutzer und legen Sie den Zugang mit der Rolle „Teamunternehmer“ an.
2. Geben Sie das Startpasswort persönlich weiter.
3. Machen Sie die Person auf der Seite jeder Mappe, die sie braucht, zum Mitglied.

Ein Teamunternehmer meldet sich im Web oder in der Bauspur-App an. Er sieht seine Mappen, lädt Fotos und Dateien hoch und schreibt Kommentare. Seine Uploads tragen seinen Namen. Sie gehen wie jeder andere Upload nach der Wartezeit an Ihre Auftragssoftware, wenn eine angebunden ist. Er erscheint nicht im Kalender und nicht als Verantwortlicher einer Aufgabe. Ohne Mitgliedschaft sieht er keine Mappe.

Ihr Betrieb entscheidet, wer welche Mappe sieht. Bauspur gibt dafür die Mitglieder und das Protokoll.

Wann ein entzogener Zugriff endet

Nehmen Sie jemandem eine Mappe weg, öffnet sie sich bei der nächsten Anfrage nicht mehr: keine Liste, keine Suche, kein Foto, kein Kommentar. Zwei Dinge gelten etwas länger:

• Vorschaubilder, die die Person schon geladen hat, bleiben bis zu 24 Stunden abrufbar. Originale und Downloads bis zu 15 Minuten. Die Person hat diese Bilder vorher schon gesehen.
• Die Bauspur-App löscht ihre gespeicherten Mappen, sobald sie das nächste Mal mit dem Server spricht, beim Start oder beim Öffnen.

Mindestens ein Admin

Ihre Organisation behält immer mindestens einen Admin. Bauspur nimmt dem letzten Admin die Rolle nicht weg. Geben Sie zuerst einer zweiten Person die Rolle „Admin“, wenn Sie Ihre eigene Rolle ändern wollen.

Rolle und Kalenderprofil

Ob jemand im Kalender zum Büro gehört, folgt aus der Rolle: Admin und Büro planen das Team, ein Monteur liest seine Termine und die Teamplanung. Unter Kalender → Team verwalten ordnet das Büro einem Mitarbeiter nur noch seinen Bauspur-Zugang und seine Firma zu. Eine eigene Profilauswahl gibt es dort nicht mehr.

In der Bauspur-App

Die App zeigt nur, was die Rolle erlaubt. Ein Monteur sieht in der Suche keine Kunden und in „Neue Aufgabe“ kein Kundenfeld. Ein Teamunternehmer sieht nur die Reiter Start, Mappen und Suche. Bauspur prüft Rolle und Mitgliedschaft auch auf dem Server: Ein Bereich oder eine Mappe ohne Recht öffnet sich nicht, auch nicht über einen alten Link. Das Büro sieht die Mitglieder einer Mappe in der App, ändert sie aber im Web.